Telepon merupakan
alat komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan pesan suara (terutama pesan
yang berbentuk percakapan).
Kebanyakan telepon
beroperasi dengan menggunakan transmisi sinyal listrik dalam jaringan telepon
sehingga memungkinkan pengguna telepon untuk berkomunikasi dengan pengguna
lainnya.
Ketika gagang telepon
diangkat, posisi telepon disebut off hook.
Lalu sirkuit terbagi
menjadi dua jalur di mana bagian positifnya akan berfungsi sebagai Tip yang
menunjukkan angka nol sedangkan pada bagian negatif akan berfungsi sebagai Ring
yang menunjukkan angka -48V DC.
Kedua jalur ini yang
nantinya akan memproses pesan dari sender untuk sampai ke receiver.
Agar dapat
menghasilkan suara pada telepon, sinyal elektrik
ditransmisikan melalui kabel telepon yang kemudian diubah menjadi sinyal yang
dapat didengar oleh telepon receiver.
Untuk teknologi
analog, transmisi sinyal analog yang dikirimkan dari central office (CO) akan
diubah menjadi transmisi digital.
Angka-angka sebagai
nomer telepon merupakan frekuensi tertentu yang memiliki satuan Hertz.
Hubungan utama yang
ada dalam sirkuit akan menjadi on hook ketika dibuka, lalu akan muncul getaran.
Bunyi yang muncul di
telepon penerima menandakan telepon telah siap digunakan.
A. Pengertian Telepon
Telepon
adalah alat komunikasi untuk menyampaikan berita dari satu pihak kepada pihak
lain yang jaraknya berjauhan.
B. Manfaat Telepon
Telepon
sebagai salah satu produk perkembangan teknologi memiliki manfaat, diantaranya:
1. Mempermudah
Komunikasi
Komunikasi
yang dilakukan dengan menggunakan telepon akan lebih mudah, karena tidak perlu
repot menulis surat dan juga mengirimkannya via pos.
Dengan
suara langsung, komunikasi dapat disampaikan dengan baik karena mengandung
intonasi dan juga nada bicara yang sesuai dengan maksud disampaikannya suatu
hal.
Jika
menggunakan media tulisan, bisa jadi akan terjadi kesalahpahaman penulis dan
juga pembaca surat tersebut.
2. Mempercepat
Laju Informasi
Menyampaikan
informasi menggunakan surat memerlukan waktu yang cukup lama. Semakin jauh
tempat yang dituju akan semakin lama juga informasi tersebut disampaikan.
Dengan
surat misalnya, perlu waktu beberapa hari agar surat tersebut dibaca kemudian
dibalas kembali.
Sedangkan
dengan telepon, dalam hitugan nol koma sekian detik saja, informasi yang hendak
disampaikan dapat tersampaikan langsung dan mendapatkan jawaban atau timbal
balik secara langsung.
3. Lebih
Efektif dan Efisien
Menggunakan
telepon juga akan lebih efektif karena pesan yang disampaikan lebih jelas
dibandingkan dengan media tulis.
Selain
itu, pesan yang disampaikan juga lebih efisien dalam hal waktu dan juga biaya
yang digunakan.
4. Cepat
Menyelesaikan Suatu Masalah
Dengan
telepon, ketika terjadi sesuatu yang dipertanyakan dalam jarak yang jauh,
masalah tersebut akan mudah diselesaikan.
Dengan
menekan tombol saja, pendapat dapat langsung disampaikan dan dapat langsung
terjawab tanpa menunggu waktu berhari hari.
C. Jenis-Jenis Pesawat
Telepon
1.
Dilihat dari segi kapasitas dan kemampuan jangkauannya
a. Pesawat Telepon Ekstern : Digunakan untuk melakukan percakapan jarak jauh
yang meliputi seluruh jaringan telepon
b. Pesawat Telepon Intern : Digunakan
untuk percakapan antarbagian dalam kantor
c. Pesawat Telelpon intercom : Digunakan untuk menyampaikan
berita dari dalam lingkungan, dari satu bagian ke bagian lain (menggunakan
intercom)
2.
Dilihat dari segi kemampuan peralatan yang digunakan
a. Single Line Telephone : Digunakan
oleh masyarakat umumnya yang memiliki fasilitas telepon di rumah
b. Multibutton Telephone : Banyak digunakan di kantor/perusahaan swasta
c. Pesawat telepon system hunting : Telepon dengan satu nomor telepon yang dapat digunakan
secara serentak untuk
beberapa saluran.
3.
Dilihat dari letaknya
a. Table Phone : Letaknya
diatas meja
b. Wall Phone : Dipasang
di dinding atau tembok
c. Telelpon mobil, pesawat, kapal : Diletakkan di mobil, pesawat, dan kapal
d. Handphone : Telepon tanpa kabel yang dopat dibawa
kemana-mana
4.
Dilihat dari fungsinya
a. Pesawat telepon informatif : Menerima dan menyampaikan informasi secara lisan
b. Faksimile : Alat elektronik sebagai fotokopi jarak jauh
c. Pesawat telepon internet : Menggunkan akses internet dalam berkomunikasi
d. Telepon SMS : Mengirim
dan menerima berita secara lisan (menggunkan handphone)
e. Teleconference : Sistem
komunikasi yang memungkinkan beberapa orang saling bertelepon dan saling melihat
melalui monitor
f. Telepon digital :
Telepon yang menggunakan mekanisme mesin
5.
Dilihat dari segi jaringan yang digunakan
a. Pesawat telepon jaringan kabel : Pesawat telepon yang dihubungkan oleh kabel telepon
b. Pesawat telepon jaringan nirkabel (telepon satelit) : Pesawat telepon yang dihubungan dengan satelit
komunikasi
D. Etika Komunikasi
Melalui Telepon
Etika bertelepon yang baik adalah tata pergaulan yang baik dalam berkomunikasi
lisan melalui telepon, yakni berbicara dengan jelas, tegas, terkesan ramah, hangat,
bersahabat dan juga tidak emosi. Hal-hal penting etika bertelepon yakni:
1. Jangan biarkan telepon berdering 2-3 kali segera
diangkat.
2. Ketika bertelepon di kantor, jangan membuka
pembicaraan dalam menerima telepon dengan sebutan hallo, tetapi sebutkan nama
dan perusahaan anda.
3. Jangan gunakan telepon untuk untuk diluar
urusan kantor, kecuali hanya sesekali dan seperlunya.
4. Bisa mendengarkan lawan bicara, dan
berkonsentrasi dengan pihak penelepon.
5. Memberikan respon secara cepat dan lugas.
6. Berbicara seperlunya, dengan volume suara
cukup jelas, tegas dan lancar serta hangat dan bersahabat.
7. Menyiapkan perlengkapan seperlunya ketika akan
menelepon, seperti nomor telepon yangn dituju, nama jabatan yang dituju, buku
catatan dan pensil, serta materi pembicaraan.
8. Ketika bertelepon, tanyakan apakah penerima
telepon punya waktu untuk berbicara, jangan menelepon sambil makan dan
sejenisnya.
9. Catat poin pesan, minta nomor penelepon, mintalah
maaf jika ada kesalahan, dan akhiri pembicaraan dengan ucapan terima kasih, dan
letakkan telepon secara pelan.
Hal-hal
yang harus dihindari sekretaris dalam komunikasi melalui telepon:
1. Memakai bahasa informal, terutama kepada orang
yang belum akrab.
2. Berbicara dengan orang lain selagi berbicara di
telepon.
3. Berbicara sambil makan sesuatu atau
mengunyah permen.
4. Berbicara dengan nada kasar atau membentuk
5. Berbicara dengan nada memerintah
6. Penelepon dibiarkan menuggu terlalu lama, tanpa
penjelasan, hanya bunyi music yang diperdengarkan.
7. Penelepon ditransfer berkali-kali atau ditransfer
ke alamat yang salah.
8. Nada dan intonasi terkesan malas atau tak ramah.
E. Langkah dan Teknik
Menelepon dan Menerima Telepon
1. Langkah dan Teknik
Menelepon
a.
Sebelum menelepon
1) Siapkan nomor telepon yang akan
di hubungi, jangan mengangkat gagang telepon sebelum anda benar-benar yakin
dengan nomor yang akan anda tuju.
2) Sediakan buku catatan untuk
mencatat hasil percakapan atau menulis pokok-pokok pembicaraan.
b.
Saat menelpon
1) Angkat gagang penelpon dengan
nada pilih
2) Putarlah nomor telepon yang
diinginkan/ yang dituju
3) Sesuaikan nomor kode wilayah,
apakah local, interlokal, atau international.
4) Apabila penelepon mendengar nada
pilih, atau nada sedang sibuk, penelpon menutup telepon beberapa saat, kemudia
dapat mengulang kembali menekan nomor yang dituju/ tekan tombol radial.
5) Bila hubungan telah tersambung
dan pihak yang dituju telah mengangkat gagang telepon, sebelum mengutarakan
maksud dan tujuan pastikan, bahwa nomor yang dituju benar.
6) Apabila sudah benar sebutkan
identitas anda sebagai penelpon atau kantor penelpon
7) Ucapkanlah dengan jelas dan
singkat maksud dan tujuan penelpon.
8) Catat semua jawaban yang
diterima.
9) Berikan seluruh kesan ramah dan
ucapkan salam penutup
c.
Mengakhiri pembicaraan
Apabila anda sudah yakin bahwa semua data telah
diperoleh, berilah salam penutup dan ucapkan terima kasih.
d.
Meletakkan gagang telepon
Apabila pembicaraan selesai, letakkan
gagang telepon dengan baik dan perlahan, agar tidak mempunyai kesan marah
dengan membanting telepon.
Jangan Katakan
|
Katakan
|
Halo!
|
Selamat Pagi
Selamat Siang
Dst
|
Apa
|
Maaf, apa dapat diulang
|
Ini siapa?
|
Bolehkah saya tahu nama Bapak/Ibu?
|
Siapa atau Bapak/Ibu siapa?
|
Maaf, Pak/Bu saya tadi kurang jelas, nama Bapak/Ibu
siapa?
|
Tunggu
|
Mohon ditunggu
|
Bapak keluar atau Bapak tidak ada
|
Maaf, ya Pak….
Sedang tidak ada tempat, bisa saya bantu?
Apakah bapak ingin berbicara dengan yang lain?
Apakah Bapak/Ibu ingin meninggalkan pesan?
Bagaimana jika nanti kami telepon Bapak/Ibu kembali
|
Sedang berbicara di telepon
|
Maaf, Pak…. Sedang berbicara di telepon lain, dapat
ditunggu sebentar?
|
Sedang sibuk
|
Maaf, Bapak ……/ tidak dapat diganggu(sedang ada
tamu), apakah kami dapat menelpon kembali?
Atau, apakah Bapak ingin meniggalkan pesan?
|
Nanti saya sampaikan
|
Nanti saya beritahu Bapak…………. Bahwa Bapak
menelpon dan pesan Bapak akan saya sampikan.
|
Benar? Begitu?
|
Apakah cukup
demikian, Pak?
|
2. Langkah dan Teknik
Menerima Telepon
a. Teknik mengangkat telepon : Setiap kali telepon bordering harus segera diangkat, jangan
sampai dering telepon berbunyi lebih dari 3 kali, sebab akan menggangu suasana
kerja.
b. Menyiapkan buku catatan : Siapkan buku catatan dan alat tulis untuk mencatat hal-hal
yang penting.
c. Memberi salam kepada penelepon : Berilah salam sesuai dengan waktu kepada penelpon, kemudian
menyebutkan identitas perusahaan tempat kita bekerja.
d. Membuka pembicaraan : Pada saat menjawab telepon, sekretaris tidak perlu
memberikan jawaban yang mendetail, tetapi cukup menginformasikan hal-hal yang
inti saja.
Sekretaris ditantang untuk menjawab secara diplomatis setiap pembicaraan.
e. Hubungkan segera penelpon dengan yang dicari : Yakinkan siapa orang yang akan dihubungi, karena penelpon
akan sangat kecewa bila yang dihubungi tidak sesuai dengan yang dikehendaki.
f.
Menciptakan
kesan yang baik :
1) Penelpon ingin berbicara langsung dengan atasan perusahaan,
jawablah dengan sopan dan lembut.
2) Apabila penelpon bersedia menuggu sebelum disambungkan
kepada yang dituju, ucapakan terimakasih atas kesabaran menuggu.
3) Jika orang yang dicari/ diajak bicara oleh si penelpon
sedang keluar, penerima telepon harus memberikan keterangan kepada penelpon
tentang ketidakhadiran orang yang dicari. Selain itu berusaha untuk mendapatkan
keterangan selengkap-lengkapnya tentang identitas penelpon.
4) Kadang-kadang penerima penelpon harus menjawab telpon
dengan keadaan yang bukan sebenarnya
g.
Mencatat
pesan :
1) Mencatat segala sesuatu yang diperlukan.
2) Memberikan keterangan yang jelas dan lengkap.
3) Menanyakan kepada penelpon nama dan nomor teleponnya.
4) Menghindari kesalahan-kesalahan isi pesan dari si penelpon
dengan cara menyebutkan kembali pesan tersebut.
5) Sampaikan pesan tersebut kepada pihak yang berhak menerima.
F. Sejarah Telepon
Sound of Telegraph merupakan cikal bakalnya telepon.
Penemuan dari Natonio Meucii pada tahun 1871 ini memungkinkan
adanya komunikasi dalam bentuk suara antara 2 orang dengan perantaraan kabel.
Pada tahun 1875, paten penemuan Meucci yang diberi nama
‘Tramsmitter anda Receivers for Electric Telegraphs’ didapatkan oleh Perusahaan
Bell.
Perusahaan Bell kemudian mengembangkan penemuan tersebut hingga
menjadi sistem yang dapat mentransmisikan suara secara telegraf.
Pada tahun 1876, Perusahaan Bell mematenkan sistem tersebut.
Tahun 1877 merupakan tahun dimana telepon pertamakali dibuat.
Pada akhir tahun ini, perusahaan Bell membuat 300 telepon
electro-magnetic yang dapat digunakan.
Setahun kemudian, pada tahun 1878 Bell telah berhasil membuat
10.000 telepon yang dapat digunakan.
Pada tahun 1880 dilakuakan pembaruan sirkuit, yang awalnya
one-wire menjadi two-wire (sirkuit metallic) untuk mengurangi gangguan.
Ini merupakan pertamakalinya sirkuit metalik digunakana (dipasang)
pada telepon.
Pada tahun 1981 telepon pertamakali menggunakan nomor dial.
Sehingga telepon akan secara otomatis menghubungkan penelepon ke
operator dengan menekan nomor dial sebagai instruksinya. Ini menghemat waktu.
Pada tahun 1913, AT&T mempraktekkan sistem amplifiers elektrik
untuk pertamakalinya.
Sistem ini memungkinkan hubunga telepon antar benua.
Telepon dengan sistem wireless yang memudahkan penggunaan telepon
lintas negara juga berkembang, hingga pada tahun 1915 telepon dengan sistem
wireless digunakan pertamakalinya.
Pada tahun 1927 proyek layanan telepon lintas atlantik di London
dimulai. Proyek ini menggunakan 2 jalur radio.
Namun dikarenakan bnyaknya gangguan yang terjadi dalam radio,
biaya penggunaannya yang mahal serta kapasitasnya yang kecil menyebabkan proyek
ini dianggap tidak ideal dan dipindahkan menjadi lintas pasifik pada tahun
1964.
Pada awalnya telepon mobile yang menggunakan sistem microwave
radio yang memungkinkan jarak jauh, dikembangkan oleh AT&T (pemilik
keseluruhan subsidi American Bell) dengan tujuan sebagai alat bantu perang.
Namun setelah perang berakhir, telepon tetap terus dikembangkan
dan mulai dipasang dengan tujuan komersial.
Sebelum tahun 1971 Perusahaan Bell memiliki hal monopoli untuk
mengembangkan sistem komunikasi.
Baru pada tahun 1971 hak monopoli tersebut dicabut, dengan
diijinkannya perusahaan telekomunikasi mandiri untuk mengembangkan sistem
komunikasi untuk tujuan bisnis.
Sejak saat itu perkembangan telepon semakin pesat, jutaan saluran
telepon langsung diciptakan untuk konsumsi publik.
Layanan yang diberikan telepon juga berkembang, bukan hanya
komunikasi dalam bentuk suara namun juga dalam bentuk pesan (teks) yang
diberikan.
Persaingan harga layanan juga membuat tarif telepon semakin murah.
Pada tahun 1990 ketika penggunaan komputer semakin berkembang,
muncul internet yang mulai merubah pola pengiriman pesan bergeser menjadi
pengiriman data.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar