4 Manfaat Telepon Bagi Masyarakat

Telepon merupakan alat komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan pesan suara (terutama pesan yang berbentuk percakapan).

Kebanyakan telepon beroperasi dengan menggunakan transmisi sinyal listrik dalam jaringan telepon sehingga memungkinkan pengguna telepon untuk berkomunikasi dengan pengguna lainnya.

Ketika gagang telepon diangkat, posisi telepon disebut off hook.

Lalu sirkuit terbagi menjadi dua jalur di mana bagian positifnya akan berfungsi sebagai Tip yang menunjukkan angka nol sedangkan pada bagian negatif akan berfungsi sebagai Ring yang menunjukkan angka -48V DC.

Kedua jalur ini yang nantinya akan memproses pesan dari sender untuk sampai ke receiver.

Agar dapat menghasilkan suara pada telepon, sinyal elektrik ditransmisikan melalui kabel telepon yang kemudian diubah menjadi sinyal yang dapat didengar oleh telepon receiver.

Untuk teknologi analog, transmisi sinyal analog yang dikirimkan dari central office (CO) akan diubah menjadi transmisi digital.

Angka-angka sebagai nomer telepon merupakan frekuensi tertentu yang memiliki satuan Hertz.

Hubungan utama yang ada dalam sirkuit akan menjadi on hook ketika dibuka, lalu akan muncul getaran.

Bunyi yang muncul di telepon penerima menandakan telepon telah siap digunakan.

A.  Pengertian Telepon

Telepon adalah alat komunikasi untuk menyampaikan berita dari satu pihak kepada pihak lain yang jaraknya berjauhan.

B.  Manfaat Telepon

Telepon sebagai salah satu produk perkembangan teknologi memiliki manfaat, diantaranya:

1.   Mempermudah Komunikasi

Komunikasi yang dilakukan dengan menggunakan telepon akan lebih mudah, karena tidak perlu repot menulis surat dan juga mengirimkannya via pos.

Dengan suara langsung, komunikasi dapat disampaikan dengan baik karena mengandung intonasi dan juga nada bicara yang sesuai dengan maksud disampaikannya suatu hal.

Jika menggunakan media tulisan, bisa jadi akan terjadi kesalahpahaman penulis dan juga pembaca surat tersebut.

2.   Mempercepat Laju Informasi

Menyampaikan informasi menggunakan surat memerlukan waktu yang cukup lama. Semakin jauh tempat yang dituju akan semakin lama juga informasi tersebut disampaikan.

Dengan surat misalnya, perlu waktu beberapa hari agar surat tersebut dibaca kemudian dibalas kembali.

Sedangkan dengan telepon, dalam hitugan nol koma sekian detik saja, informasi yang hendak disampaikan dapat tersampaikan langsung dan mendapatkan jawaban atau timbal balik secara langsung.

3.   Lebih Efektif dan Efisien

Menggunakan telepon juga akan lebih efektif karena pesan yang disampaikan lebih jelas dibandingkan dengan media tulis.

Selain itu, pesan yang disampaikan juga lebih efisien dalam hal waktu dan juga biaya yang digunakan.

4.   Cepat Menyelesaikan Suatu Masalah

Dengan telepon, ketika terjadi sesuatu yang dipertanyakan dalam jarak yang jauh, masalah tersebut akan mudah diselesaikan.

Dengan menekan tombol saja, pendapat dapat langsung disampaikan dan dapat langsung terjawab tanpa menunggu waktu berhari hari.

C.  Jenis-Jenis Pesawat Telepon

1.   Dilihat dari segi kapasitas dan kemampuan jangkauannya

a.   Pesawat Telepon Ekstern : Digunakan untuk melakukan percakapan jarak jauh yang meliputi seluruh jaringan telepon

b.   Pesawat Telepon Intern : Digunakan untuk percakapan antarbagian dalam kantor

c.   Pesawat Telelpon intercom : Digunakan untuk menyampaikan berita dari dalam lingkungan, dari satu bagian ke bagian lain (menggunakan intercom)

2.   Dilihat dari segi kemampuan peralatan yang digunakan

a.   Single Line Telephone : Digunakan oleh masyarakat umumnya yang memiliki fasilitas telepon di rumah

b.   Multibutton  Telephone :  Banyak digunakan di kantor/perusahaan swasta

c.   Pesawat telepon system hunting : Telepon dengan satu nomor telepon yang dapat digunakan secara serentak untuk beberapa saluran.

3.   Dilihat dari letaknya

a.   Table Phone : Letaknya diatas meja

b.   Wall Phone : Dipasang di dinding atau tembok

c.   Telelpon mobil, pesawat, kapal : Diletakkan di mobil, pesawat, dan kapal

d.   Handphone :  Telepon tanpa kabel yang dopat dibawa kemana-mana

4.   Dilihat dari fungsinya

a.   Pesawat telepon informatif : Menerima dan menyampaikan informasi secara lisan

b.   Faksimile : Alat elektronik sebagai fotokopi jarak jauh

c.   Pesawat telepon internet : Menggunkan akses internet dalam berkomunikasi

d.   Telepon SMS : Mengirim dan menerima berita secara lisan (menggunkan handphone)

e.   Teleconference : Sistem komunikasi yang memungkinkan beberapa orang saling bertelepon dan saling melihat melalui monitor

f.     Telepon digital :  Telepon yang menggunakan mekanisme mesin

5.   Dilihat dari segi jaringan yang digunakan

a.   Pesawat telepon jaringan kabel : Pesawat telepon yang dihubungkan oleh kabel telepon

b.   Pesawat telepon jaringan nirkabel (telepon satelit) : Pesawat telepon yang dihubungan dengan satelit komunikasi

D.  Etika Komunikasi Melalui Telepon

Etika bertelepon yang baik adalah tata pergaulan  yang baik dalam berkomunikasi lisan melalui telepon, yakni berbicara dengan jelas, tegas, terkesan ramah, hangat, bersahabat dan juga tidak emosi. Hal-hal penting etika bertelepon yakni:

1.   Jangan biarkan telepon berdering 2-3 kali segera diangkat.

2.   Ketika bertelepon di kantor,  jangan membuka pembicaraan dalam menerima telepon dengan sebutan hallo, tetapi sebutkan nama dan perusahaan anda.

3.   Jangan gunakan telepon untuk untuk diluar urusan  kantor, kecuali hanya sesekali dan seperlunya.

4.   Bisa mendengarkan lawan bicara, dan berkonsentrasi dengan pihak penelepon.

5.   Memberikan respon secara cepat dan lugas.

6.   Berbicara seperlunya, dengan volume suara  cukup jelas, tegas dan lancar serta hangat dan bersahabat.

7.   Menyiapkan perlengkapan seperlunya ketika akan menelepon, seperti nomor telepon yangn dituju, nama jabatan yang dituju, buku catatan dan pensil, serta materi pembicaraan.

8.   Ketika bertelepon, tanyakan apakah penerima telepon punya waktu untuk berbicara, jangan menelepon sambil makan dan sejenisnya.

9.   Catat poin pesan, minta nomor penelepon, mintalah maaf jika ada kesalahan, dan akhiri pembicaraan dengan ucapan terima kasih, dan letakkan telepon secara pelan.

Hal-hal yang harus dihindari sekretaris dalam komunikasi melalui telepon:

1.   Memakai bahasa informal, terutama kepada orang yang belum akrab.

2.   Berbicara dengan orang lain selagi berbicara di telepon.

3.   Berbicara sambil makan sesuatu  atau mengunyah permen.

4.   Berbicara dengan nada kasar atau membentuk

5.   Berbicara dengan nada memerintah

6.   Penelepon dibiarkan menuggu terlalu lama, tanpa penjelasan, hanya bunyi music yang diperdengarkan.

7.   Penelepon ditransfer berkali-kali atau ditransfer ke alamat yang salah.

8.   Nada dan intonasi terkesan malas atau tak ramah.

E.  Langkah dan Teknik Menelepon dan Menerima Telepon

1.   Langkah dan Teknik Menelepon

a.   Sebelum menelepon

1)   Siapkan nomor telepon yang akan di hubungi, jangan mengangkat gagang telepon sebelum anda benar-benar yakin dengan nomor yang akan anda  tuju.

2)   Sediakan buku catatan untuk mencatat hasil percakapan atau menulis pokok-pokok pembicaraan.

b.   Saat menelpon

1)   Angkat gagang penelpon dengan nada pilih

2)   Putarlah nomor telepon yang diinginkan/ yang dituju

3)   Sesuaikan nomor kode wilayah, apakah local, interlokal, atau international.

4)   Apabila penelepon mendengar nada pilih, atau nada sedang sibuk, penelpon menutup telepon beberapa saat, kemudia dapat mengulang kembali menekan nomor yang dituju/ tekan tombol radial.

5)   Bila hubungan telah tersambung dan pihak yang dituju telah mengangkat gagang telepon, sebelum mengutarakan maksud dan tujuan pastikan, bahwa nomor yang dituju benar.

6)   Apabila sudah benar sebutkan identitas anda sebagai penelpon atau kantor penelpon

7)   Ucapkanlah dengan jelas dan singkat maksud dan tujuan penelpon.

8)   Catat semua jawaban yang diterima.

9)   Berikan seluruh kesan ramah dan ucapkan salam penutup

c.   Mengakhiri pembicaraan

Apabila anda sudah yakin bahwa semua data telah diperoleh, berilah salam penutup dan ucapkan terima kasih.

d.   Meletakkan gagang telepon

Apabila pembicaraan  selesai,  letakkan gagang telepon dengan baik  dan perlahan, agar tidak mempunyai kesan marah dengan membanting telepon.

Jangan Katakan	Katakan
Halo!	Selamat Pagi Selamat Siang Dst
Apa	Maaf, apa dapat diulang
Ini siapa?	Bolehkah saya tahu nama Bapak/Ibu?
Siapa atau Bapak/Ibu siapa?	Maaf, Pak/Bu saya tadi kurang jelas, nama Bapak/Ibu siapa?
Tunggu	Mohon ditunggu
Bapak keluar atau Bapak tidak ada	Maaf, ya Pak…. Sedang tidak ada tempat, bisa saya bantu? Apakah bapak ingin berbicara dengan  yang lain? Apakah Bapak/Ibu ingin meninggalkan pesan? Bagaimana jika nanti kami telepon Bapak/Ibu kembali
Sedang berbicara di telepon	Maaf, Pak…. Sedang berbicara di telepon lain, dapat ditunggu sebentar?
Sedang sibuk	Maaf, Bapak ……/ tidak dapat diganggu(sedang ada tamu), apakah kami dapat menelpon kembali? Atau, apakah Bapak ingin meniggalkan pesan?
Nanti saya sampaikan	Nanti saya beritahu Bapak…………. Bahwa Bapak menelpon  dan pesan Bapak akan saya sampikan.
Benar? Begitu?	Apakah cukup demikian, Pak?

2.   Langkah dan Teknik Menerima Telepon

a.   Teknik mengangkat telepon : Setiap kali telepon bordering harus segera diangkat, jangan sampai dering telepon berbunyi lebih dari 3 kali, sebab akan menggangu suasana kerja.

b.   Menyiapkan buku catatan : Siapkan buku catatan dan alat tulis untuk mencatat hal-hal yang penting.

c.   Memberi salam kepada penelepon : Berilah salam sesuai dengan waktu kepada penelpon, kemudian menyebutkan identitas perusahaan tempat kita bekerja.

d.   Membuka pembicaraan : Pada saat menjawab telepon, sekretaris tidak perlu memberikan jawaban yang mendetail, tetapi cukup menginformasikan hal-hal yang inti saja.

Sekretaris ditantang untuk menjawab secara diplomatis setiap pembicaraan.

e.   Hubungkan segera penelpon dengan yang dicari : Yakinkan siapa orang yang akan dihubungi, karena penelpon akan sangat kecewa bila yang dihubungi tidak sesuai dengan yang dikehendaki.

f.     Menciptakan kesan yang baik :

1)   Penelpon ingin berbicara langsung dengan atasan perusahaan, jawablah dengan sopan dan lembut.

2)   Apabila penelpon bersedia menuggu sebelum disambungkan kepada yang dituju, ucapakan terimakasih atas kesabaran menuggu.

3)   Jika orang yang dicari/ diajak bicara oleh si penelpon sedang keluar, penerima telepon harus memberikan keterangan kepada penelpon tentang ketidakhadiran orang yang dicari. Selain itu berusaha untuk mendapatkan keterangan selengkap-lengkapnya tentang identitas penelpon.

4)   Kadang-kadang penerima penelpon harus menjawab telpon dengan keadaan yang bukan sebenarnya

g.   Mencatat pesan :

1)   Mencatat segala sesuatu yang diperlukan.

2)   Memberikan keterangan yang jelas dan lengkap.

3)   Menanyakan kepada penelpon nama dan nomor teleponnya.

4)   Menghindari kesalahan-kesalahan isi pesan dari si penelpon dengan cara menyebutkan kembali pesan tersebut.

5)   Sampaikan pesan tersebut kepada pihak yang berhak menerima.

F.   Sejarah Telepon

Sound of Telegraph merupakan cikal bakalnya telepon.

Penemuan dari Natonio Meucii pada tahun 1871 ini memungkinkan adanya komunikasi dalam bentuk suara antara 2 orang dengan perantaraan kabel.

Pada tahun 1875, paten penemuan Meucci yang diberi nama ‘Tramsmitter anda Receivers for Electric Telegraphs’ didapatkan oleh Perusahaan Bell.

Perusahaan Bell kemudian mengembangkan penemuan tersebut hingga menjadi sistem yang dapat mentransmisikan suara secara telegraf.

Pada tahun 1876, Perusahaan Bell mematenkan sistem tersebut.

Tahun 1877 merupakan tahun dimana telepon pertamakali dibuat.

Pada akhir tahun ini, perusahaan Bell membuat  300 telepon electro-magnetic yang dapat digunakan.

Setahun kemudian, pada tahun 1878 Bell telah berhasil membuat 10.000 telepon yang dapat digunakan.

Pada tahun 1880 dilakuakan pembaruan sirkuit, yang awalnya one-wire menjadi two-wire (sirkuit metallic) untuk mengurangi gangguan.

Ini merupakan pertamakalinya sirkuit metalik digunakana (dipasang) pada telepon.

Pada tahun 1981 telepon pertamakali menggunakan nomor dial.

Sehingga telepon akan secara otomatis menghubungkan penelepon ke operator dengan menekan nomor dial sebagai instruksinya. Ini menghemat waktu.

Pada tahun 1913, AT&T mempraktekkan sistem amplifiers elektrik untuk pertamakalinya.

Sistem ini memungkinkan hubunga telepon antar benua.

Telepon dengan sistem wireless yang memudahkan penggunaan telepon lintas negara juga berkembang, hingga pada tahun 1915 telepon dengan sistem wireless digunakan pertamakalinya.

Pada tahun 1927 proyek layanan telepon lintas atlantik di London dimulai. Proyek ini menggunakan 2 jalur radio.

Namun dikarenakan bnyaknya gangguan yang terjadi dalam radio, biaya penggunaannya yang mahal serta kapasitasnya yang kecil menyebabkan proyek ini dianggap tidak ideal dan dipindahkan menjadi lintas pasifik pada tahun 1964.

Pada awalnya telepon mobile yang menggunakan sistem microwave radio yang memungkinkan jarak jauh, dikembangkan oleh AT&T (pemilik keseluruhan subsidi American Bell) dengan tujuan sebagai alat bantu perang.

Namun setelah perang berakhir, telepon tetap terus dikembangkan dan mulai dipasang dengan tujuan komersial.

Sebelum tahun 1971 Perusahaan Bell memiliki hal monopoli untuk mengembangkan sistem komunikasi.

Baru pada tahun 1971 hak monopoli tersebut dicabut, dengan diijinkannya perusahaan telekomunikasi mandiri untuk mengembangkan sistem komunikasi untuk tujuan bisnis.

Sejak saat itu perkembangan telepon semakin pesat, jutaan saluran telepon langsung diciptakan untuk konsumsi publik.

Layanan yang diberikan telepon juga berkembang, bukan hanya komunikasi dalam bentuk suara namun juga dalam bentuk pesan (teks) yang diberikan.

Persaingan harga layanan juga membuat tarif telepon semakin murah.

Pada tahun 1990 ketika penggunaan komputer semakin berkembang, muncul internet yang mulai merubah pola pengiriman pesan bergeser menjadi pengiriman data.