Sabtu, 12 Mei 2018

Faksimili : Pengertian, Cara Kerja, Manfaat, Cara Perawatan, Sejarah, Cara Menggunakan, Kelebihan dan Kekurangannya

mesin fax/faksimili

Mesin faks adalah sistem komunikasi
Yang digunakan untuk mengirim dan menerima dokumen
Yang berisi gambar dan teks. 
Fungsi mesin faksimili yaitu :
1)   Mengirim data atau dokumen
2)   Menerima data atau dokumen 
Penggunaan mesin faksimili masih dibutuhkan oleh banyak perusahaan
Untuk mengirim data transaksi
Terutama purchase order  yang harus ditandatangani
Dan distempel secara manual
Karena tandatangan dan stempel yang discan
Dirasakan oleh banyak kalangan kurang valid. 

A.  Pengertian Faksimili
Faksimili atau biasa dikenal dengan faks/fax
Berasal dari kata 'fac simile' (bahasa latin)
Yang artinya membuat salinan yang sama dengan aslinya. 
Mesin faks adalah peralatan komunikasi yang digunakan untuk mengirimkan dokumen
Dengan menggunakan suatu perangkat yang mampu beroperasi melalui jaringan telepon
Dengan hasil yang serupa dengan aslinya.
Selain mengirimkan dokumen
Mesin faks juga mampu menghantarkan citra foto dengan fasilitas half tone.
Mesin faks biasanya terdiri dari modemmesin fotokopi, alat pemindai gambar, dan alat pencetak data (printer).
Dalam mencetak dokumen melalui mesin faks
Digunakan kertas khusus yaitu thermal paper yang peka panas (heat-sensitive thermal). 
Thermal Paper adalah kertas yang dipenuhi dengan bahan kimiawi
Yang akan berubah warna ketika dipanaskan.
Kertas ini biasa digunakan pada pencetak termal

B.  Cara Kerja Mesin Faksimili
Proses kerja mesin faks diawali dengan keharusan
Bahwa penerima dan pengirim harus memiliki mesin faks.
Pengirim akan memasukkan dokumen yang hendak dikirim
Ke bagian feeder mesin faks
Dan selanjutnya menekan nomor telepon mesin faks yang dituju.
Ketika koneksi telah terjadi dengan mesin faks tujuan
Maka mesin faks akan melakukan scanning
Dengan membaca area yang sangat kecil pada dokumen tersebut.
Mesin faks tersebut akan mengubahnya menjadi suatu sinyal listrik
Untuk kemudian menerjemahkan daerah yang dibaca
Sebagai daerah gelap atau terang dengan menandainya “0” untuk gelap dan “1” untuk terang.
Sinyal listrik tersebut lalu ditransmisikan melewati saluran telepon
Dan menuju mesin penerima faks.
Mesin penerima tersebut kemudian menangkap dan mengartikan sinyal listrik
Untuk membuat suatu dokumen yang persis sama dengan aslinya
Dan kemudian mencetaknya.

C.  Manfaat Faksimili
1.   Lebih Efisien
Menggunakan mesin faks dapat lebih memudahkan
Untuk saling bertukar dokumen
Yang secara garis besar sama dengan salinan aslinya.
Sebagian besar perkantoran menggunakan mesin faks
Untuk melakukan pengiriman dokumen-dokumen penting
Yang memang perlu dikirim saat itu jaga
Tanpa perlu menggunakan jasa pos atau pengiriman dokumen.
Baik itu mengirim ataupun menerima dokumen.

2.   Tidak Membutuhkan Biaya yang Besar
Dengan kemajuan teknologi yang ada pada mesin faks
Membuktikan bahwa selain mempersingkat waktu juga menghemat biaya.
Tidak perlu membutuhkan biaya lebih guna mengirim dokumen melalui jasa pengiriman
Yang tentunya menggunakan biaya untuk pengirimannnya.
Cukup dengan menggunakan jaringan telepon
Kita sudah bisa mengirim salinan dokumen tersebut
Tanpa perlu pusing hilang atau rusak.
Selain perkantoran
Banyak juga yang sudah menggunakan mesin faks
Untuk keperluan bisnis mereka seperti tempat jasa fotocopy umum.
Dengan biaya yang murah sudah bisa mengirimkan salinan dokumen sesuai tujuan.

3.   Mudah Dalam Perawatannya
Merawat mesin faks agar tetap awet bisa dikatakan mudah
Karena tidak serumit komputer ataupun laptop.
Hal yang perlu diperhatikan adalah tempat dimana mesin faks tersebut diletakan
Harus pada bidang datar dan apabila kotor cukup dibersihkan dengan lap atau kain bersih.

D.  Cara Perawatan Mesin Faksimili
Mesin fax memerlukan perawatan
Agar hasil pengiriman dan penerimaan dokumen dapat dijaga kwalitasnya
Adapun untuk ketentuan untuk fax panasonic yang menggunakan roll paper
Mesin fax pansonic memberi type KX-FT
FT berarti Facsimile Thermal
Yaitu fax panasonic yang menggunakan thermal head sebagai print head
Dengan media printing thermal paper
Yaitu kertas gulungan yang akan menjadi hitam bila terkena panas
Untuk perawatan fax panasonic jenis ini lakukan perawatan 1 (satu) kali dalam 3 bulan
Bersihkan semua bagian baik dalam maupun luar mesin
Sehingga mesin menjadi bersih luar dan dalam.
Kebersihan mesin fax/facsimile
Menjadikan hasil pengiriman dan penerimaan fax kita menjadi bagus. 

Untuk type lain adalah yang menggunaka
n kertas hvs sebagai media printing
Mesin fax panasonic diberi type KX-FP
Menggunakan film carbon sebagai tinta.
Perawatan mesin ini 1 bulan 1 kali harus dibersihkan
Terutama pada bagian tempat film dan thermal transfer. 

Untuk type lainnya adalah KX-L
Yaitu mesin fax panasonic yang menggunakan teknologi laser
Sebagai penulis pada bagian drum
Prinsip kerjanya cetaknya mrip dengan mesin fotocopy dengan tinta toner.
Perawatan mesin ini dianjurkan 1 bulan sekali. 

E.  Sejarah Faksimili
Mesin faks pertama kali dibuat dan dipatenkan pada tahun 1843
Oleh Alexander Bain, seorang fisikawan Skotlandia.
 Awalnya Alexander Bain tengah mengembangkan alat komunikasi yang disebut telegraf. Penemuan inilah yang menjadi bentuk awal dari mesin faks.
Mesin faks buatan Bain ini berdasarkan prinsip kerja jam elektrik yang sebelumnya ia temukan.
Pada tahun 1862, fisikawan Italia Giovanni Caselli
Membangun sebuah mesin yang dia disebut pantelegraph (perpaduan antara pantograph dan telegraf)
Yang didasarkan pada penemuan Bain.
Ia kemudian membuka layanan komersial telefaks yang pertama antara Lyon dan Paris, pada tahun 1865.
Ide tentang mesin faks ini kemudian diperbaiki oleh Frederick Bakewell
Yang membuat beberapa perbaikan pada desain awal Bain.
Kemudian pada tahun 1851, Bakewell mendemonstrasikan karyanya tersebut pada suatu pameran besar di London.
Ternyata sistem awal yang dibuat oleh Bakewell dan Bain masih sangat lemah
Dan hanya mampu menghasilkan gambar dengan kualitas buruk.
Hal ini terjadi karena masih belum sesuainya mekanisme
Pada sistem pengiriman dan penerimaan.
Kemudian seorang penemu dari Inggris, Shelford Bildwell
Menyusun suatu scanning phototelegraph
Yaitu suatu telefaks mesin pertama
Yang mampu melakukan scanning dalam bentuk dua dimensi.
Penemuan itu terus dikembangkan oleh para ahli
Hingga pada tahun 1929 ditemukan hellschreiber oleh Rudolf Hell
Yang menjadi penggagas awal dalam mekanisme pengiriman dan scanning dokumen pada mesin faks.
Selama bertahun-tahun, mesin faks tetap rumit, mahal dan sulit untuk digunakan
Namun pada tahun 1966 Xerox memperkenalkan telecopier Magnafax
Mesin faks yang lebih mudah digunakan dan dapat dihubungkan ke saluran telepon.
Dengan menggunakan mesin ini
Gokumen surat membutuhkan waktu sekitar enam menit untuk dikirimkan.
Walaupun prosesnya lambat, namun pada waktu itu
Hal tersebut sudah merupakan sebuah kemajuan teknologi yang besar.
Meskipun peralatan untuk mengirimkan dokumen cetak secara elektronik
Telah ada sejak awal abad ke-19
Namun mesin faks mulai banyak digunakan
Dan dianggap menguntungkan pada pertengahan tahun 1970-an.
Mesin faks digital pertama pada masa itu menjadi sangat popular di Jepang
Karena adanya kebutuhan yang sangat penting terhadap mesin faks.
Kemudian mesin faks menjadi begitu mudah dijangkau
Sehingga akhirnya terkenal ke seluruh dunia.
Seiring berjalannya waktu
Mesin faks terus mengalami perkembangan
Terutama dalam hal perbaikan kecepatan transmisinya (pengirimannya).
Hal ini terjadi karena semakin besar kecepatan transmisi
Semakin cepat pula dokumen dapat terkirimkan.
Penetapan transmisi tersebut dilakukan oleh badan pengawas standar peralatan mesin faks atau ITU-T.
Tingkat produksi mesin faks berdasarkan penggolongan durasi waktu transmisinya yaitu:
1)   Golongan I (G1) : waktu transmisi 6 menit
2)   Golongan II (G2) : waktu transmisi 3 menit
3)   Golongan III(G3) : waktu transmisi kurang dari 1 meni
4)   Golongan IV (G4) : waktu transmisi 10 detik

F.   Cara Menggunakan Mesin Faksimili
a.   Mengirim Dokumen atau naskah / Kirim fax 
Cara Pengiriman ada dua cara : 
1.   Manual
Siapkan dokumen yang akan dikirim
Masukan dokumen secara face down /tulisan membelakangi si pengirim
Angkat handset/tekan tombol sp-phone/monitor akan terdengar tone
Masukan nomor fax tujuan
Apabila sudah terdengar nada fax / beef panjang, tekan tombol start
Mesin fax akan bekerja, dan tunggu sampai dokumen terkirim
Dan display X DOCUMENT SENT X adalah banyaknya dokumen
Cara ini digunakan bila nomor yang dituju belum pasti terhubung dengan mesin fax atau posisi penerima di set dengan Tel mode
Karena banyak pengguna yang memakai nomer fax sekaligus sebagai nomer telefon.
2.   Otomatis
Siapkan dokumen yang akan dikirim
Masukan dokumen secara face down /tulisan membelakangi si pengirim
Masukan nomor tujuan dan tekan start
Mesin fax akan bekerja, dan tunggu sampai dokumen terkirim
Dan display X DOCUMENT SENT X adalah banyaknya dokumen 
Cara ini dilakukan apabila nomor tujuan memang khusus untuk fax
Untuk mesin lama tipe Vxx tidak perlu tekan start. 

Dalam mengirimkan suatu dokumen
Mesin faks menyediakan tiga pilihan mode, yaitu:
1)   Mode standard.
Mode ini merupakan cara tercepat dalam mengirim dokumen
Yang juga berarti lebih hemat pulsa.
Tetapi kualitas hasil pengirimannya kadang-kadang kurang baik.
Terlebih jika dokumen tersebut bukan asli atau hasil foto kopi.
2)   Mode fine.
Dalam mode ini resolusi hasil pengiriman lebih baik
Tetapi membutuhkan waktu transmisi yang lebih lama pula.
3)   Mode superfine.
Mode ini mampu menghasilkan hasil kiriman paling baik
Di antara kedua mode sebelumnya
Yang akan sangat berguna untuk pengiriman dokumen yang sangat penting.
Tetapi waktu yang dibutuhkan dalam pengiriman juga jauh lebih lambat.

b.   Menerima Dokumen fax 
1.   Manual 
Cara manual digunakan apabila seseorang menggunakan dua fungsi fax dan telefon
Untuk langkah ini seseorang mensetting TEL untuk RECEIVE MODE. 
Bila terdengar nada dering angkat hanset/tekan sp-phone pastikan apakah suara manusia atau beef panjang fax
Jika suara manusia lanjutkan pembicaraan bila beef panjang fax tekan start
Display RECEIVING dan kiriman akan dicetak. 
Untuk mesin fax yang mempunyai fasilitas friendly reception dan mengaktifkannya/posisi “on” tidak perlu tekan START
Cukup letakan handset pada tempatnya dokumen akan di cetak secara otomatis. 

2. Otomatis 
Cara ini digunakan mesin memang khusus untuk menerima dokumen
Cukup aktifkan RECEIVE MODE pada posisi “on” atau pada posisi FAX ONLY. 


G.  Kelebihan dan Kekurangan Mesin Faksimili
1)   Biaya operasional yang lebih murah
2)   Penggunaan dapat dilakukan oleh beberapa bagian sekaligus
3)   Aktivis faks yang dikirim/terima dapat di kontrol atau dilihat
4)   Kualitas faks yang sangat baik
5)   Bisa mengirim dari jarak jauh

b.   Kekurangan Mesin Faks
1)    Kalah canggih dengan e-mail
2)    Mahalnya biaya yang dikeluarkan bila dibandingkan dengan e-mail



Tidak ada komentar:

Posting Komentar

Flashdisk : Fungsi, Sejarah, Merk Terbaik, Tips Memilih dan Membelinya

A.   Pengertian Flashdisk Flashdisk adalah alat penyimpanan data eksternal yang dihubungkan port USB Y ang mampu menyimpan berbagai...